Arbetsmiljöhandboken

Innehållsansvarig: Karin Hansson

Innehåll

1. Register
2. Inledning
3. Arbetsmiljöpolicy
4. Samverkan i arbetsmiljöarbetet
5. Fördelning av arbetsmiljöuppgifter
6. Kunskaper och kompetens i arbetsmiljöarbetet
7. Undersöka arbetsmiljön
8. Riskbedöma arbetsmiljön, vidta åtgärder och ta fram handlingsplan
9. Rapportera och utreda tillbud och olyckor
10. Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet

Bilaga 1. Förteckning över den arbetsmiljölagstiftning som vi omfattas av

2. Inledning

Detta är vår arbetsmiljöhandbok. Handboken består av:

  • vår arbetsmiljöpolicy, som övergripande beskriver hur vi ska skapa en bra
    arbetsmiljö
  • rutinbeskrivningar för de olika aktiviteterna i SAM
  • instruktioner
  • blanketter
  • checklistor

Systematiskt arbetsmiljöarbete innebär att undersöka, genomföra och följa upp
verksamheten för att förebygga olyckor och ohälsa.Mål med arbetsmiljöarbetet:

  • Ingen ska bli sjuk eller skadas på grund av sitt arbete.
  • Arbetsmiljön ska vara bra och utvecklande för alla arbetstagare.

Det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) är ett verktyg för att skapa goda arbetsförhållanden (tekniska, digitala, fysiska, arbetsorganisatoriska, sociala och för arbetets innehåll). Det att arbeta förebyggande för att exempelvis minska stress och olycksfall. 

Arbetsmiljöarbetet ska vara en naturlig del i allt vi gör och i alla beslut som fattas. Det ska alltså finnas en koppling mellan alla aktiviteter i vår verksamhet och
arbetsmiljöarbetet. Det gäller t ex budgetarbete, inköp, omorganisationer, arbetsplatsträffar och medarbetarsamtal.

På Arbetsmiljöverket (www.av.se/samverktyg) finns flera verktyg som kan hjälpa till med förståelsen och tillämpningen av SAM. Chefer och arbetsmiljö-/skyddsombud förväntas tas del av dessa medan medarbetare uppmuntras att ta del av dem:

  • En kortfilm som ger en översiktlig bild av systematiskt arbetsmiljöarbete
  • En interaktiv webbutbildning med information och övningar inriktade på SAM

Till grund för handboken ligger Arbetsmiljölagen (AML) med tillhörande föreskrifter (AFS) från Arbetsmiljöverket. AML innehåller grundläggande bestämmelser och anger allmänna krav. De föreskrifter som ska förtydliga arbetsgivarens ansvar för arbetsmiljöarbetet och hur det ska uppfyllas är AFS 2001:1 om systematiskt
arbetsmiljöarbete (SAM).

En aktivitet som ska göras är att upprätta en arbetsmiljöpolicy (§5). Den finns centralt upprättad och gäller för alla inom Cedergrenska koncernen.
Respektive enhet ansvarar för att ta fram rutiner för nedanstående aktiviteter (§5):

  • Säkerställa samverkan i arbetsmiljöarbetet (§4)
  • Fördela arbetsmiljöuppgifter – delegering av arbetsmiljöuppgifter (§6)
  • Säkerställa kunskaper och kompetens (§§6, 7, 12)
  • Undersöka arbetsmiljöförhållande (§8)
  • Göra riskbedömningar (§8)
  • Vidta åtgärder, ta fram handlingsplan, kontrollera genomförda åtgärder (§10)
  • Rapportera, utreda och vidta åtgärder utifrån inträffade tillbud och olyckor (§9)
  • Göra årlig uppföljning av vårt systematiska arbetsmiljöarbete (§11)

Med arbetsgivare avses det bolag där anställningsavtalet finns.
Alla dokument ska arkiveras lokalt.
Systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1)

Process för systematiskt arbetsmiljöarbete

Ett systematiskt arbetssätt

  • De olika delarna i systematiskt arbetsmiljöarbete bildar en helhet.
  • Tack vare kontrollen av enskilda åtgärder och uppföljning av hela
    arbetsmiljöarbetet skapas en systematik.
  • Det systematiska arbetssättet hjälper arbetsgivaren att förebygga ohälsa och
    olycksfall på en arbetsplats.
systematiskt-kvalitetsarbete

3. Arbetsmiljöpolicy

Inledning

Vi ska vara en arbetsplats där medarbetare trivs och mår bra och bemöter varandra med respekt. En god och säker arbetsmiljö är en viktig strategisk fråga för oss då vi är övertygade om att det påverkar medarbetarnas trivsel och resultat.

Syfte

Vår arbetsmiljöpolicy syftar till att skapa en fysiskt, organisatoriskt och socialt sund och säker arbetsplats för alla medarbetare, där risker för arbetsskador och arbetsrelaterad ohälsa förebyggs.

Definitioner

Arbetsmiljö inkluderar både fysisk, organisatorisk och social arbetsmiljö samt den kognitiva arbetsmiljön. Med fysisk arbetsmiljö avses exempelvis utformning av lokaler och arbetsplatser samt utrustning och arbetsverktyg. Med organisatorisk och social arbetsmiljö avses till exempel ledning, arbetstider, arbetsbelastning och sociala förhållanden i arbetet. Med kognitiv arbetsmiljö menas hjärnas kognitiva påfrestning som handlar om hur hjärnan tar in, bearbetar, lagrar och tar fram information. Det är med hjälp av kognitiva förmågor som vi planerar och organiserar vårt arbete på kort och lång
sikt, utvärderar resultat, löser problem och fattar beslut.

För att skapa en trygg, säker och hälsosam arbetsmiljö behöver det finnas förståelse för vad som kan påverka den kognitiva arbetsmiljön, vad som utgör denna samt begränsningar i den kognitiva förmågan.

Exempel på uppgifter som påverkar vår kognitiva arbetsmiljö är:

  • sätta upp mål och planera för att uppnå dem
  • hålla koncentrationen och växla fokus
  • hålla många saker i arbetsminnet samtidigt
  • lära nytt analysera och sammanfatta komplex information
  • växla mellan många alternativa perspektiv och förhållningssätt
  • lösa invecklade problem
  • tänka abstrakt och dra slutsatser
  • möta människor med komplexa behov

Mål

Vår arbetsmiljö ska uppfylla de krav som ställs i arbetsmiljölagen, arbetsmiljöförordningen och i Arbetsmiljöverkets föreskrifter. Vi ska säkerställa en arbetsmiljö som är tillfredsställande och som inte utsätter våra medarbetare för ohälsa.

Vårt systematiska arbetsmiljöarbete ska ingå som en naturlig del i vår dagliga verksamhet och ska ske i samarbete mellan medarbetare, fackliga organisationer och
oss som arbetsgivare.

Målet med vårt arbetsmiljöarbete är att skapa en fysiskt, psykiskt och socialt sund arbetsplats som är utvecklande och där medarbetare upplever arbetsglädje, trygghet och har möjlighet att påverka sitt arbete. Våra medarbetare ska kunna ha ett liv i balans och ha energi kvar för det privata livet efter arbetsdagens slut.

Övergripande riktlinjer

Uppgiften att skapa en god arbetsmiljö ställer krav både på chefer och medarbetare. Arbetsmiljöarbetet är en gemensam angelägenhet och ska bedrivas i samverkan där alla har ansvar att medverka.

För att uppnå en arbetsmiljö som motsvarar våra mål ska vi:

  • Säkerställa att inga medarbetare utsätts för kränkande särbehandling som till exempel mobbning, psykiskt våld, social utstötning eller trakasserier. Uppkomna ärenden hanteras omgående enligt Cedergrenskas rutiner gällande kränkande särbehandling.
  • Ha tydliga riktlinjer för alkohol och droger. Ingen får vara alkohol- eller drogpåverkad under arbetstid. Alla anställda är skyldiga att, om någon är
    påverkad av alkohol eller andra droger, omedelbart anmäla det till sin närmaste chef som ansvarar för att nödvändiga åtgärder vidtas.
  •  Inkludera arbetsanpassnings- och rehabiliteringsfrågor som en viktig del i arbetsmiljöarbetet. Målet är att medarbetaren så snart som möjligt ska kunna
    komma tillbaka till sin arbetsplats. Vid behov ska extern expertkunskap anlitas.
  • Ge våra medarbetare de kunskaper, färdigheter och praktiska möjligheter som krävs för att aktivt kunna medverka i arbetets utformning.
  • Så långt det är möjligt ge alla medarbetare utvecklande och stimulerande arbetsuppgifter där det finns tillfälle till omväxling och variation.
  • Säkerställa att ansvarsfördelning och befogenheter är klart formulerade och kända.
  • Använda såväl interna som externa resurser för att spåra och värdera risker samt för att ge förslag till åtgärder.
  • Säkerställa att konkreta åtgärdsprogram och projekt för arbetsmiljöarbetet upprättas, genomförs och utvärderas.

Förebyggande insatser i arbetsmiljöarbetet

Vi bedriver ett systematiskt arbetsmiljöarbete för att förebygga ohälsa och olycksfall på arbetsplatsen. I det systematiska arbetsmiljöarbetet ingår att undersöka, analysera, åtgärda och följa upp risker i arbetsmiljön. Arbetet sker löpande och ingår som en naturlig del i all vår verksamhet.

Vi utvärderar löpande våra insatser inom arbetsmiljöområdet för att kunna göra ständiga förbättringar i det dagliga arbetsmiljöarbetet. Arbetets krav ska anpassas till medarbetarnas förutsättningar i såväl fysiskt som psykiskt avseende. Åtgärder som förbättrar arbetsmiljön ger positiva effekter för såväl medarbetare som för
organisationen.

Ansvar

Arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön. Det är arbetsgivaren som är skyldiga att vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga risker för ohälsa och olycksfall. Alla chefer ansvar för att ett aktivt arbetsmiljöarbete bedrivs och att förutsättningar ges för att så långt som möjligt lösa arbetsmiljöfrågorna på den nivå där de uppkommer. Alla medarbetare har ett arbetsmiljöansvar genom att till exempel följa skyddsföreskrifterna och påpeka risker eller brister i arbetsmiljön till sin närmaste chef

4. Samverkan i arbetsmiljöarbetet

Syfte

Arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljöarbetet. Att samverka med medarbetare och fackliga representanter, arbetsmiljö/skyddsombud, i
arbetsmiljöarbetet ger de bästa förutsättningarna för att skapa den bästa möjliga arbetsmiljön. När alla hjälps åt och känner ett gemensamt ansvar att bidra blir det lättare att förebygga problem, hitta de bästa lösningarna och se till att verksamheten utvecklas. En väl fungerande samverkan bidrar till att göra arbetsplatsen friskare, mer framgångsrik och bättre rustad att möta utmaningar. Samverkan är ett viktigt verktyg för arbetsgivaren att kunna leva upp till och fullfölja sitt arbetsmiljöansvar.

Definitioner

Medverkan i arbetsmiljöarbetet innebär delaktighet i alla delar av verksamheten och på alla nivåer på enheten när det gäller frågor och aktiviteter i det systematiska
arbetsmiljöarbetet. Medverkan är särskilt viktig när det gäller planering, information och utbildning rörande arbetsmiljöfrågor. Skyddskommitté/arbetsmiljökommitté på huvudkontoret består av VD, HR-chef, skolchef, facklig representant och huvudskyddsombud och på lokal nivå av rektor, biträdande rektor och eventuellt skyddsombud. Finns ej skyddsombud i samverkansgruppen på lokal nivå äger den fackliga organisationen rätten att utse representant med ansvar för skyddsområdet, tillika den fysiska arbetsplatsen. Vid behov kan andra representanter från ledningen eller andra arbetstagare bjudas in.

Rutin

Arbetsmiljökommittén ska träffas minst fyra gånger per år (två gånger per termin) men utöver det också om behov uppstår. Sammankallande är HR på central nivå och rektor på lokal nivå.

Rutinen inom Cedergrenska koncernen är att arbetsmiljöfrågor på respektive avdelningar och enheter ska vara en stående punkt på dagordningen under möten samt på arbetsplatsträffar.

Ansvarig chef ska en gång per år genomföra ett medarbetarsamtal med sina respektive medarbetare. Samtalet ska utöver det som beskrivs i rutinen i ”07 Undersöka arbetsmiljön” också vara ett tillfälle att komma med synpunkter och medverka i arbetsmiljöarbetet.

I alla arbetsmiljöaktiviteter som genomförs ska eventuellt skyddsombud/arbetsmiljöombud ges möjlighet att medverka och andra arbetstagare involveras.

Det finns ett samverkansavtal mellan Sveriges Lärare och Cedergrenska som innebär att arbetsmiljöfrågorna ska lyftas även på varje APT samt på de lokala samverkansträffarna, samt i koncernens centrala samverkansgrupp.

5. Fördelning av arbetsmiljöuppgifter

Syfte

Arbetsgivaren har det juridiska ansvaret för att arbetsmiljöarbetet genomförs. Arbetsmiljöuppgifterna fördelas däremot ut på chefsnivå i organisationen. Syftet med
det är att arbetsmiljöarbetet ska komma så nära verksamheten som möjligt och att det är den chef som är närmst verksamheten som bäst leder arbetsmiljöarbetet, därmed också ansvarar för att uppgifterna.

Se till att:

  • det är tydligt vem som ska göra vad i det systematiska arbetsmiljöarbetet
  • de som har fått uppgifter också har befogenheter och de resurser som behövs för att utföra sina uppgifter.

Definitioner

Uppgiftsfördelning innebär att uppgifter i arbetsmiljöarbetet fördelas på bestämda personer eller befattningar (se 07.1). Befogenheter innebär rätten att fatta beslut och vidta åtgärder Resurser kan vara ekonomiska medel, tillgång till personal, utrustning, lokaler, tid och kompetens.

Rutin

Styrelsen har delegerat arbetsmiljöuppgifterna i det systematiska arbetsmiljöarbetet till VD som i sin tur har fördelat arbetsmiljöuppgifter till berörda chefer på huvudkontoret eller rektor.

VD, skolchef alternativt rektor är ansvarig för att se till att de som ska utföra arbetsmiljöuppgifter får/har befogenheter och resurser för att kunna utföra uppgifterna.

I samband med att en ny chef tillsätts får hen skriva under en arbetsmiljödelegation som tydliggör vilka arbetsuppgifter som ingår i uppdraget. Uppgiftsfördelningen dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i er verksamhet. Uppgiftsfördelningen ska göras skriftligt på blankett 05.1 Fördelning av arbetsmiljöuppgifter. Den som vill returnera sin uppgiftsfördelning ska göra det skriftligt på samma blankett.

Blanketter, instruktioner och checklistor som används:

5.1 Blankett – Fördelning av arbetsmiljöuppgifter > 

6. Kunskaper och kompetens i arbetsmljöarbetet

Syfte

För att på ett systematiskt och kvalitativt sätt leda arbetsmiljöarbetet och jobba med arbetsmiljöuppgifterna behöver chefer/arbetsledare/platschefer och arbetsmiljöombud ha tillräckliga kunskaper inom arbetsmiljöområdet. Sådan kunskap får de genom särskild utbildning och/eller genom att aktivt arbeta med
arbetsmiljöfrågor.

Definitioner

De som har fått arbetsmiljöuppgifter ska ha kunskaper om:

  • sambandet mellan riskerna i arbetsmiljön i vår verksamhet och vad dessa kan
    leda till i form av ohälsa och olyckor
  • åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall
  • bestämmelser och regler inom arbetsmiljöområdet som gäller för vår verksamhet
  • våra egna rutiner för SAM – Arbetsmiljöhandboken

Kompetens innebär här förmågan att genomföra arbetsmiljöarbetets olika aktiviteter.

Alla i verksamheten ska ha kunskaper om:

  • vilka risker för olyckor och ohälsa arbetet kan innebära
  • hur man ska utföra sitt arbete säkert
  • våra egna rutiner för SAM – Arbetsmiljöhandboken

Rutin

När vi inte har tillräcklig kunskap och kompetens i vår egen verksamhet för arbetsmiljöaktiviteter som ska genomföras ska vi ta in den sakkunskap som behövs. I
första hand ska vi vända oss till vår företagshälsovård. VD, rektor eller ansvarig chef ansvarar för att anlita företagshälsovård eller annan motsvarande extern kompetens.

Introduktion

De nyanställda på arbetsplatsen, inklusive vikarier och inhyrd personal, ska få en introduktion som bland annat tar upp vilka arbetsmiljörisker som finns i verksamheten och hur man ska arbeta och förhålla sig för att inte skada sig eller drabbas av ohälsa. Respektive chef ansvarar för att denna del av introduktionen genomförs snarast, men senast två veckor, efter att den nya medarbetaren har börjat, samt att hänsyn tas till ålder, erfarenhet, språkkunskaper, kulturella bakgrunder och eventuella funktionsnedsättningar.

Syftet är att se till att nya arbetstagare får en välplanerad introduktion för att känna sig välkommen, få klart för sig vilka förväntningar och krav som ställs samt minska risken för skador och ohälsa. Introduktion innebär här att nyanställda ska få:

  • kunskaper om företaget
  • information administrativa rutiner
  • lära sig bra arbetsmetoder
  • allmänna kunskaper om arbetsmiljö och våra rutiner för arbetsmiljöarbetet.

Medarbetare som har varit borta länge från jobbet ska få en anpassad introduktion. Ansvarig chef ska tillsammans med medarbetaren bestämma innehåll och omfattning av introduktionen. Vid introduktion av nya medarbetare använder vi checklistan 06.1 Checklista för introduktion av nyanställda.

Utbildning av chefer

Nya chefer ska, så nära inpå som möjligt i samband med att de tar emot en fördelning av arbetsmiljöuppgifter, få en grundläggande arbetsmiljöutbildning som omfattar systematiskt arbetsmiljöarbete och andra regler (föreskrifter) som gäller i verksamheten. Utbildningen ska också ta upp arbetsplatsens interna rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Chefer och arbetsledare ska också ha kunskap och förståelse för risker som finns i arbetet och om arbetsförhållande som främjar en god arbetsmiljö. Arbetsmiljöutbildningarna ska säkerställa att chefer och arbetsledare får kunskaper och kompetens att utföra sina arbetsmiljöuppgifter.

Ansvarig för att se till att nya chefer och arbetsledare får utbildning, kunskaper och kompetens är respektive chef som rektor, skolchef och HR.

Utbildning av skyddsombud/arbetsmiljöombud

HR ansvarar för att skyddsombud/arbetsmiljöombud efter att de fått uppdraget att vara skyddsombud/arbetsmiljöombud valda av fackliga organisationer eller kollegor, får de kunskaper inom arbetsmiljöområdet som behövs för att kunna utföra uppdraget.

Utbildning av arbetstagare

Våra arbetstagare ska fortlöpande få information om risker och brister så att de kan förebygga ohälsa och olycksfall. Kunskaper om arbetsmetoder ska alltid hållas aktuella. I introduktionen av nya arbetstagare ingår en genomgång av vår Arbetsmiljöhandbok.

Utbildning i belastningsergonomi

För att förebygga belastningsergonomiska besvär ska alla arbetstagare i samband med introduktionen, anpassat efter var man ska arbeta i verksamheten, ta del av denna information på Ergonomihjälpen på Prevent för att få kunskaper om:

  • lämpliga arbetsställningar och arbetsrörelser (samt praktiska möjligheter att
    träna in en bra arbetsteknik)
  • hur kroppen påverkas av belastning
  • tidiga tecken på överbelastning.

Utbildning i första hjälpen och krisstöd

Vart tredje år ska en utbildning i första hjälpen hållas för de som är utsedda av företaget att kunna ge första hjälpen. Företagshälsovården, alternativt motsvarande sakkunnig, ska anlitas att hålla denna utbildning. Ansvarig att initiera utbildningen är VD/HR för huvudkontoret och rektor för verksamheterna.

Blanketter, instruktioner och checklistor som används

6.1 Checklista för introduktion av nyanställda >

7. Undersöka arbetsmiljön

Syfte

Syftet är att identifiera och undersöka arbetsmiljörisker i vår verksamhet. Att undersöka den psykosociala arbetsmiljön såväl som den fysiska arbetsmiljön i verksamheten tillhör de centrala aktiviteterna i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Detta för att på bästa och mest effektiva sättet förebygga och förhindra ohälsa och olyckor på arbetsplatsen.

Definitioner

Undersöka arbetsmiljön innebär här metoder och rutiner för att regelbundet, vid uppkomna behov samt vid förändringar i verksamheten undersöka arbetsmiljön utifrån de arbetsmiljöfaktorer som kan vara eller innehålla riskkällor. Arbetsmiljöfaktorer som ska uppmärksammas extra i vår verksamhet är:

  • organisatoriska och sociala arbetsmiljöfaktorer som ohälsosam arbetsbelastning, arbetstider och kränkningar
  • våld och hot
  • bildskärmsarbete
  • manuell hantering
  • truckar
  • pallställ
  • båtar
  • kemikaliehantering
  • bilkörning

Rutin

För att veta på vilket sätt man kan undersöka arbetsmiljön behöver man identifiera vilka riskkällor som finns i verksamheten. Undersökningar av arbetsförhållandena behöver göras löpande och regelbundet, t ex på arbetsplatsträffar.

Rutinen är att en medarbetarundersökning samt en OSA (organisatorisk och social arbetsmiljö) undersökning går ut minst en gång per år, den ena undersökningen sker på våren och den andra på hösten. Utöver detta genomförs fysiska arbetsmiljöronder minst en gång per år. Observera att du utifrån den verksamhet som du verkar inom eventuellt ska genomföra ytterligare kontroller, exempelvis kemi-, slöjd- och idrottssalar ska kontrolleras inför varje lektionstillfälle.

Skyddsronder

Minst en gång per år (januari-mars) ska vi genomföra allmänna skyddsronder. Vid dessa ska skyddsombud och eventuellt andra arbetstagare vara med. Ansvariga chefer ska ta initiativ till skyddsronderna. Som stöd använder vi checklistor från Arbetsmiljöverket alternativt Prevent (se länkar längre ner).

Resultatet av skyddsronderna ska dokumenteras i checklistorna. Brister och risker som framkommer vid ronderna ska hanteras enligt rutinerna för riskbedömning och handlingsplan. Se rutin 08 Riskbedömning av arbetsmiljön, vidta åtgärder och ta fram handlingsplan. I samband med skyddsronden görs även en allergirond, hot och våld samt digi-rond. 

Medarbetarsamtal

Minst en gång per år ska respektive chef ha medarbetarsamtal med sina medarbetare. Samtalet ska bland annat upp frågor som rör arbetsbelastning, arbetstider och kränkande särbehandling. Använd mall i Personalhandboken.

Frågorna i medarbetarsamtalet som rör arbetsbelastning ska undersöka om de resurser som finns i form av tid, kompetens, bemanning, återkoppling, teknik, instruktioner, handlingsutrymme och möjlighet till återhämtning är anpassade till de krav som finns i arbetet. Exempel på krav som finns i vårt arbete är de arbetsuppgifter som ska utföras, hur mycket, hur bra och när arbetsuppgifterna ska utföras. En uppföljning av samtalet ska göras enligt vad chef och arbetstagare kommer överens om. Chefen ansvarar för att uppföljningen genomförs.

Avstämningar

Respektive chef ska i det löpande arbetet i dialog med sina medarbetare stämma av arbetsbelastningen för att undersöka om det finns tecken på obalans mellan krav och resurser. Om det finns tecken på ohälsosam arbetsbelastning är det respektive chef som ansvarar för att vidta åtgärder.

Medarbetarenkät

En gång per år ska vi under våren genomföra en medarbetarenkät. Syftet är att ge medarbetare en möjlighet att anonymt beskriva hur man upplever sin arbetssituation.

Arbetsplatsmöten (APT)

En gång per månad ansvarar respektive chef för att hålla i och genomföra arbetsplatsmöten. Arbetsmiljö är en stående punkt på agendan. Vid mötena diskuteras bland annat aktuella frågor som rör vår arbetsmiljö, arbetsmiljöregler och tillbud och olyckor som har inträffat.

Riktade undersökningar

I samband med de allmänna skyddsronderna kvartal ett ska riktade undersökningar genomföras enligt 07.1 – Uppgiftsfördelning. Vissa undersökningar görs på årsbasis eller vid behov medan vissa behöver göras inför varje aktivitet (t ex slöjd, idrott, kemi och
aktiviteter utanför enheten).

Behov av att göra ytterligare riktade undersökningar kan visa sig efter våra skyddsronder, medarbetarsamtal eller när vi i andra sammanhang upptäcker problem och brister i arbetsmiljön. Respektive chef ansvarar för att initiera andra riktade undersökningar. Vi ska ta in sakkunnig hjälp utifrån, företagshälsovården i första hand, om vi inte har kunskap och kompetens i vår egen verksamhet att göra vissa undersökningar. Ansvarig chef ansvarar för att ta in sakkunnig hjälp.

Ohälsa och sjukfrånvaro

Skolchef tillsammans med HR och ansvariga chefer ska varje år gå igenom sjukfrånvaron från senaste året. Syftet är att undersöka om orsakerna till frånvaron är arbetsrelaterad. Resultatet av genomgångarna kan bli underlag för vidare undersökning av arbetsmiljön.

Förändringar i verksamheten

I samband med planering av större förändringar i verksamheten, exempelvis organisatoriska förändringar, ombyggnader och användning av ny teknik ska en undersökning göras av de risker förändringen kan medföra. Undersökningen ska vara ett underlag för den riskbedömning som ska göras inför förändringen.
Ansvarig för undersökningar vid förändringar i verksamheten är skolchef, VD eller ansvarig chef.

Blanketter, instruktioner och checklistor som kan används

Använd de som berör din verksamhet

Arbetsmiljöverkets checklistor

https://www.av.se/arbetsmiljoarbete-och-inspektioner/publikationer/checklistor/

Prevents checklistor

https://www.prevent.se/jobba-med-arbetsmiljo/checklistor/

  • Allmän skyddsrond – kontor
  • Arbete vid skärm
  • Arbetsorganisation
  • Arbetsskador och tillbud
  • Belysning
  • Brandskydd
  • Buller
  • Digitala system – övergripande
  • Distansarbete
  • Ensamarbete
  • Förskola
  • Förskolans ljudmiljö
  • Första hjälpen
  • Hot och våld
  • Introduktion
  • Krishantering på arbetsplatsen
  • Kränkande särbehandling
  • Personal – inhyrda företag
  • Personalutrymmen
  • Personlig skyddsutrustning
  • Servicebilar
  • Sexuella trakasserier
  • Slipmaskiner
  • Smittrisker
  • Soprum och källsortering
  • Städning
  • Systematiskt arbetsmiljöarbete
  • Truckar
  • Vaccination på arbetsplatser
  • Vaktmästeri
  • Varumottagning
  • Ventilation
  • Årlig uppföljning – systematiskt kvalitetsarbete
Astma och allergironden

https://www.allergironden.se

Digi-ronden

https://digironden.suntarbetsliv.se/

Konsumentverket – skolgård

https://www.konsumentverket.se/forforetag/produktsakerhet/produktsakerhetslagen/sakra-varor/lekplatser/

Övriga checklistor som ska användas löpande
Checklistor uppgiftfördelning

7.1 Checklista uppgiftsfördelning Enheter > 
7.1 Checklista uppgiftsfördelning HK >

8. Riskbedöma arbetsmiljön, vidta åtgärder och ta fram handlingsplan

Syfte

Bedöma de risker vi har identifierat i verksamheten för att värdera om riskerna är allvarliga eller inte, samt ta fram en handlingsplan för de åtgärder som inte kan genomföras omedelbart. För att vi ska kunna förebygga och åtgärda eventuella risker i verksamheten, såväl psykosociala som fysiska risker om olycka och ohälsa, behöver vi löpande riskbedöma verksamheten. Samt utifrån riskerna upprätta handlingsplaner. Detta tillhör de centrala aktiviteterna i det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Definitioner

Risk är sannolikheten för att en farlig händelse eller exponering ska inträffa och vilka konsekvenser i form av skada eller ohälsa som händelsen eller exponeringen kan orsaka.

Riskbedömning är processen för att bestämma hur allvarlig en risk är. Allvarlighetsgraden bestäms utifrån en sammanvägning av både sannolikhet för risken
och dess konsekvenser.

Handlingsplan är en ”att-göra-lista” som tar upp åtgärder som inte kan genomföras omedelbart. Handlingsplanen ska beskriva vad som ska göras, vem som ska göra det och när det ska vara klart.

Rutin

Vi gör regelbundna riskbedömningar av risker som finns i vår verksamhet.

Bedömningar ska göras av alla risker som identifieras i verksamheten. Resultatet av våra arbetsmiljöundersökningar i form av skyddsronder, medarbetarsamtal, medarbetarenkäter, arbetsplatsträffar och riktade undersökningar är underlagen för bedömningarna. Bedömningar ska även göras av risker som uppmärksammas i det vardagliga arbetet, samt risker som identifieras i samband med tillbud och olyckor.

Respektive chef är ansvarig för att riskbedömningarna genomförs och dokumenteras. En samlad riskbedömning genomförs när undersökningarna är gjorda. Skyddsombud/arbetsmiljöombud och eventuellt andra arbetstagare ska medverka. Vid behov ska sakkunnig hjälp utifrån, i första hand företagshälsovården, anlitas.

Riskbedömningar av arbetsförhållandena sker löpande, regelbundet och uppmärksammas på bland annat samverkansträffar och APT-möten. Efter varje årlig
undersökning sker också en riskbedömning baserat på undersökningens resultat. Varje riskbedömning mynnar sedan ut i en, i samverkan, framarbetad handlingsplan. Riskbedömningar sker också i samband med att ändringar i verksamheten planeras.
Riskbedömningar samt handlingsplaner dokumenteras alltid skriftligt.

Riskbedömningarna ska ange om respektive risk är allvarlig eller inte och de ska dokumenteras skriftligt i blankett 08.1 Riskbedömning och handlingsplan.

Riskbedömning inför förändringar i verksamheten

Vid alla typer av förändringar i verksamheten ska vi identifiera och undersöka vilka eventuella risker förändringen kan medföra och bedöma allvarlighetsgraden av dessa. Exempel på förändringar som ska riskbedömas är organisatoriska förändringar, ombyggnationer och användning av ny teknik.

Ansvarig för att göra riskbedömningar vid förändringar i verksamheten är VD tillsammans med HR för huvudkontoret och rektor för enheterna eventuellt tillsammans med ansvarig chef. Skyddsombud/arbetsmiljöombud och eventuellt andra arbetstagare ska ges möjlighet att medverka.

Riskbedömningarna ska ange om respektive risk är allvarlig eller inte och de ska dokumenteras skriftligt i blankett 08.2 Riskbedömning och handlingsplan vid förändring i verksamheten.

Vidta åtgärder och ta fram handlingsplan

För de risker som finns i verksamheten, både allvarliga och andra risker, ska vi vidta åtgärder för att ta bort, kontrollera eller minska risken. De risker som har bedömts vara allvarliga ska ha högst prioritet när vi beslutar om åtgärder. För att förebygga ohälsa på längre sikt är det viktigt att vidta nödvändiga åtgärder även för risker som har bedömts vara mindre allvarliga.

För de åtgärder som vi har bestämt att vi behöver genomföra, men som vi inte kan åtgärda omedelbart ska vi ta fram en handlingsplan, se 08-1 Blankett för riskbedömning och handlingsplan. Handlingsplanen är en ”att göra” plan, i den lägger vi inte in redan framtagna rutiner och instruktioner.

Av handlingsplanen ska framgå:

  • vad som ska göras
  • vem som ska göra det
  • när det ska vara klart

Handlingsplanen ska dokumenteras skriftligt och arkiveras lokalt.

Respektive chef ansvarar för att besluta om åtgärder, ta fram handlingsplan samt kontrollera att de åtgärder som har vidtagits får effekt.

Blanketter, instruktioner och checklistor som används

8.1 Blankett för riskbedömning och handlingsplan >
8.2 Blankett för riskbedömning och handlingsplan vid förändringar i verksamheten >
8.3 Blankett Förteckning och riskbedömning kemiska riskkällor >

9. Rapportera och utreda tillbud och olyckor

Syfte

Säkerställa att alla tillbud och olyckor i verksamheten rapporteras och utreds så att vi kan vidta nödvändiga åtgärder men också för att se var arbetsmiljörisker i verksamheten  finns.

Definitioner

Olycka är en oönskad händelse som lett till skada eller ohälsa.

Tillbud är en oönskad händelse som kunde ha lett till skada eller ohälsa.

Utredning innebär att ta reda på varför tillbudet eller olyckan inträffat.

Rutin

Den som har råkat ut för ett tillbud eller en olycka går till sin närmsta chef så att man tillsammans fyller i blankett 09.1 Rapportering och utredning av tillbud och olyckor.

Respektive chef har till ansvar att utreda orsaken till det som har hänt. Den som har råkat ut för händelsen och eventuellt skyddsombud ska vara delaktiga i utredningen. När orsakerna till det som har inträffat är utredda ska åtgärder vidtas för att förhindra att det händer igen. De åtgärder vi inte genomför med en gång ska vi föra in i en handlingsplan (Blankett riskbedömningar handlingsplan 8-01) som talar om vad som ska göras, vem som har ansvar att se till att det blir gjort och när det ska vara klart.

Ibland kan det vara nödvändigt att involvera någon med specialkunskaper, dels för att göra undersökningen, dels för att se vilka åtgärder som kan behöva vidtas. Vi ska i första hand vända oss till företagshälsovården när vi behöver ta in hjälp utifrån.

Det är viktigt att tillbud och olyckor rapporteras och därför ska chefer återkommande, bland annat på arbetsplatsträffar, påminna om vikten av detta. Det är då också lämpligt att ta upp vad tillbud är och ge exempel på tillbud i vår verksamhet.

Allvarliga tillbud och olyckor ska utan dröjsmål anmälas till Arbetsmiljöverket och Försäkringskassan. Ansvarig chef ska göra anmälan på anmalarbetsskada.se

På Arbetsmiljöverkets webbplats under ”Anmäl arbetsskador” finns vägledning om vad som är ett allvarligt tillbud respektive allvarlig olycka.

Blanketter och utredningar sparas lokalt.

Blanketter, instruktioner och checklistor som används

9.1 Blankett för rapportering och utredning av tillbud och olyckor >

10. Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet

Syfte

Undersöka om arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete. Uppföljningen ska också ge en överblick för att styra och förbättra arbetsmiljöarbetet så att det får önskad effekt i form av en bättre arbetsmiljö för alla.

Definitioner

Årlig uppföljning är en undersökning av arbetsmiljöarbetets delar och helhet. Uppföljningen kan liknas vid en intern revision.

Rutin

I juni varje år ska vi genomföra en årlig uppföljning av läsårets systematiska
arbetsmiljöarbete. Den årliga uppföljningen ska minst granska och säkerställa följande i
det systematiska arbetsmiljöarbetet:

  • arbetstagares och skyddsombuds medverkan i arbetsmiljöarbetet
  • arbetsmiljöpolicy för arbetsmiljöarbetet
  • rutiner för arbetsmiljöarbetet
  • fördelning av arbetsmiljöuppgifter
  • kunskaper och kompetens för arbetsmiljöarbetet, arbetstagares kunskaper om risker i arbetet
  • undersökningar av arbetsförhållande
  • riskbedömningar
  • åtgärder och handlingsplaner
  • kontroll av genomförda åtgärder
  • rapportering och utredning av tillbud och olyckor
  • tillgång till extern sakkunskap inom arbetsmiljöområdet om det behövs
  • dokumentationen är känd och aktuell

Vi ska också kontrollera att vi har anmält allvarliga tillbud och olyckor till Arbetsmiljöverket och att förteckningen över den lagstiftning och de föreskrifter vi
omfattas av på arbetsmiljöområdet är aktuell. Vid den årliga uppföljningen ska blankett 10-1 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet användas som underlag alternativt sker den digitalt på Prevents hemsida.

Ansvarig för att genomföra den årliga uppföljningen är skolans respektive Cedergrenskas ledningsgrupp. Vid den årliga uppföljningen ska skyddsombud och eventuellt andra arbetstagarrepresentanter vara med.

Om den årliga uppföljningen visar att det finns brister ska dessa åtgärdas. Resultatet av den årliga uppföljningen ska dokumenteras i blankett 10.1 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Dokumentet delas med HR-chef.

Blanketter, instruktioner och checklistor som används

10.1 Blankett för årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet >

Övriga dokument

Bilaga 1. Förteckning över den arbetsmiljölagstiftning som vi omfattas av

Rutin kränkande särbehandling > 
Kris och höjd beredskap >