För dig med medarbetaransvar

Innehållsansvarig: Karin Hansson

Rekrytering

Här hittar du dokument som du kan använda som stöd vid rekrytering:

Exempel intervjufrågor medarbetare >
Exempel intervjufrågor chef >
Referenstagning vid anställning >

Inför anställning

Onboarding är en process som är viktig för att ge den nyanställda medarbetaren den bästa starten på sin anställning. Det handlar om att medarbetaren snabbt ska bli väl integrerad på sin nya arbetsplats, både i kulturen, det sociala sammanhanget och i sin nya roll. Forskning visar att en god introduktion är avgörande för hur nya medarbetare presterar, trivs och i förlängningen stannar kvar på sin arbetsplats.

En genomtänkt introduktion ska ge stöd och verktyg för medarbetaren att snabbt komma i gång med sina arbetsuppgifter. För att det ska vara möjligt behövs en väl förberedd plan för medarbetarens första tid.

Ansvaret för introduktionen av den nya medarbetaren ligger på närmsta chef men kan även delegeras till en annan medarbetare.

Preboarding

Det är vanligt att det går en tid mellan avtalsskrivning och den första arbetsdagen. Att hålla kontakt med den nyanställda medarbetaren bidrar till att hålla engagemanget och motivationen levande. Ett uppföljande telefonsamtal för att stämma av om det har dykt upp några frågor, samt för att få veta vilka förväntningar och eventuell oro som finns inför första dagen signalerar att medarbetaren är viktig och tillhör arbetsplatsen. Det hjälper även till i planeringen av introduktionen.

Några veckor innan start är det dags att skicka välkomstmaterial och viktig information så att medarbetaren har möjlighet att förbereda sig inför den första arbetsdagen.

Onboarding

Det är viktigt att avsätta mycket tid till det första mötet eftersom det är många saker som ska gås igenom, allt ifrån den fysiska arbetsplatsen till rutiner, policys och funktionsbeskrivning. Fundera på vilka arbetsgrupper medarbetaren kommer att tillhöra och vilka personer som är extra viktiga att träffa den första arbetsdagen.

Under de första 6 månaderna är det viktigt att hålla kontinuerlig kontakt med er nya medarbetare. Det är många intryck som ska falla på plats, mycket nytt att lära och nya kollegor att lära känna. Därför är det viktigt att planera in uppföljningssamtal för att säkerställa att medarbetaren har det som den behöver för att fortsätta sitt arbete framåt.

Cedergrenska bjuder in alla nyanställda medarbetare till en välkomstträff i början av läsåret där varje stödfunktion är representerad och informerar om saker som är viktiga att känna till som nyanställd.

Under anställning

Medarbetarsamtal

Utöver de vardagliga avstämningarna behöver du som chef ha regelbundna, mer strukturerade samtal med dina medarbetare. Det är en förutsättning för att kunna leda dina medarbetare och i förlängningen sätta lön. I samtalen kan du även fånga upp signaler på ohälsa, konflikter eller andra problem. Det är även ett bra tillfälle att ta del av medarbetarens tankar och idéer om verksamhetens utveckling. Vi delar upp samtalen i tre delar; målsamtal, medarbetarsamtal samt resultatsamtal.

För att öka förutsättningarna för en god dialog är det viktigt att både chef och medarbetare är väl förberedda inför samtalet. Under varje rubrik hittar du dokument till stöd för era samtal. Du kan anteckna direkt i dokumentet eller på annat sätt. Det viktigaste är att dokumentationen sker. På så sätt kan ni gå tillbaka i tid och följa utvecklingen.

Målsamtal

Året/läsåret inleds med ett målsamtal. Syftet är att skapa tydlighet kring förväntningar samt identifiera och sätta upp konkreta mål. Det klargör även roller, ansvarsuppgifter samt hur medarbetaren kan bidra till hela verksamhetens utveckling. Det kan inkludera kompetensutveckling eller andra professionella mål för det kommande året.

Målsamtal >

Medarbetarsamtal

Medarbetarsamtalet är precis som det låter – medarbetarens samtal. Samtalet bör präglas av ömsesidigt förtroende, intresse och nyfikenhet. Här har chef och medarbetare möjlighet att tillsammans reflektera över nuläget men även diskutera hur medarbetarens fortsatta arbetsliv kan utvecklas.

Mall för medarbetarsamtal >
Mall för medarbetarsamtal, enbart rubriker >

Resultatsamtal

I resultatsamtalet sammanfattar ni året som har gått utifrån uppsatta mål. Här diskuterar ni även ny lön. Gör en tydlig koppling till lönekriterierna och till medarbetarens individuella mål. Det är viktigt att bara prata om medarbetarens individuella prestationer, inte gruppens.

Samtalets viktiga delar

Ett strukturerat samtal innehåller flera viktiga komponenter. Att lyssna aktivt, ställa öppna frågor, bekräfta samt sammanfatta för att visa att du har lyssnat och förstått. Att sammanfatta kan även få medarbetaren att se situationen från ett nytt perspektiv, men det säkerställer också att ni båda har samma bild av samtalet när ni skiljs åt.

Avslut av anställning

Offboarding

När en medarbetare närmar sig slutet av sin anställning är det viktigt att planera för ett bra avslut och en genomtänkt offboarding. Det är en process som sker mellan uppsägningen och det formella avslutet mellan arbetsgivare och medarbetare. Syftet med offboarding är främst att säkerställa kompetensöverföring men det handlar också om att avsluta på ett bra sätt. En väl genomförd offboarding är värdefullt för alla parter.

Utöver de praktiska detaljerna så är det viktigt att säkerställa att en noggrann överlämning av arbetsuppgifter till den nya medarbetaren planeras in och genomförs. Kompetensöverföring är en viktig del för att behålla kontinuitet i det fortsatta arbetet.

Planera även in ett avslutningssamtal. Här får du möjlighet att ställa frågor om medarbetarens erfarenhet av att arbeta i verksamheten, vad som varit bra men även vad som kan utvecklas och förbättras. Det bidrar till organisationens långsiktiga utveckling.

Alla steg i den avslutande processen skapar tillsammans bättre förutsättningar att få medarbetare som är nöjda och lämnar arbetsplatsen med en bra känsla.